Archivo municipal de Herencia: un compromiso con la cultura, los ciudadanos y la administración

Hoy, 9 de junio, se celebra el día internacional de los archivos. Por este motivo he querido recuperar un texto escrito por la archivera Sagrario Téllez Labrador, encargada de poner en marcha el actual archivo municipal allá por el año 2004, como un compromiso con la cultura, los ciudadanos y la administración, algo que por supuesto sigue cumpliendo en la actualidad como sede del Centro de Estudios Herencianos dirigido por el historiador Juan Francisco Prado.

Archivo municipal de Herencia: un compromiso con la cultura, los ciudadanos y la administración

Texto Sagrario Téllez Labrador (archivera). Publicado en la revista Anaquel nº 35 de octubre-noviembre de 2006.

Después de más de un año de andadura oficial, el archivo municipal de la villa de Herencia ha sufrido unos cambios muy significativos, tanto en las formas como en el fondo. Desidias pretéritas y los innumerables traslados incontrolados de masa documental, causados por los diversos cambios de ubicación que han tenido las oficinas municipales, han producido la dispersión en multitud de depósitos de la documentación en unas aproximadamente 6 salas. La inexactitud del dato lo suponemos porque es muy probable que aparezcan más depósitos. Aún así, podemos dar gracias a que algún avispado funcionario ha salvado de la quema algún expurgo incontrolado no hace muchos años; en otras ocasiones no se ha corrido tanta suerte, como es el caso del Pleno del Ayuntamiento de 20 de septiembre de 1942 donde se acordó la venta de dos mil seiscientos kilos de papel del archivo.

Hoy en día la sensibilización y la formación del funcionariado actual con relación a esta materia puede considerarse muy aceptable, utilizando en algunos casos criterios de ordenación y clasificación puramente archivísticos de los documentos que ellos mismos están generando; aceptando y aplaudiendo la creación del servicio de archivo municipal como negociado autónomo de la organización administrativa del Ayuntamiento; dependiendo orgánicamente de secretaría y presupuestariamente de urbanismo.

En el afán de reunir toda la documentación en una única dependencia, el Ayuntamiento ha realizado un esfuerzo humano y económico muy considerable, llegando a aportar casi 40.000 € en equipamiento, tanto en la instalación de casi el kilómetro lineal de estantería compacta y un escáner plano profesional. Contratando, además una archivera mediante concurso-oposición, contando con la ayuda de personal de obras y servicios para los traslados de documentación.

Poco a poco se va configurando el cuadro de clasificación del Archivo, en muy buen estado nos hemos encontrado los registros de Actas de Sesiones, tanto de las sesiones del Ayuntamiento Pleno desde 1901, pasando por la Comisión Municipal Permanente desde 1924, Quintas y Reemplazos desde 1912, Padrones Municipales de Habitantes desde 1924 etc… El resto de documentación, solo se puede decir que ha tenido una conservación y adecuada instalación la generada los últimos quince años.

Sorpresivamente, la documentación más curiosa encontrada hasta la fecha (2006), se ha hallado en esas dependencias dispersas por los locales municipales. Hablo de documentación curiosa, porque son libros y documentos completamente dispersos, unidades de descripción únicas de series documentales que se han salvado por alguien que le interesase el tema al que se están refiriendo.

Entre toda esta amalgama, el Ayuntamiento de Herencia había contribuido a la conservación del archivo judicial ya que, en una de sus innumerables dependencias de las que hemos comentado anteriormente, milagrosamente se hallaba la documentación del Juzgado Municipal, Juzgado Comarcal y Juzgado de Paz desde 1870 hasta los años 50. El Juez de Paz actual [entonces Ángel Carrero Gallego de la Sacristana], ha confiado la custodia mediante cesión al Archivo Municipal ya que, las instalaciones que tiene en la actualidad se pueden considerar muy aceptables. Expedientes tanto civiles como penales, nos toparíamos con series documentales como informaciones posesorias, Manifestaciones de nacimiento completo, Certificados de existencia y estado, Consejos de Familia, Juicios de Faltas, Actos de Conciliación, Expedientes de Matrimonio, tanto civil como canónigo etc…

Esto está en fase de clasificación y organización que, seguramente daría para desarrollar algún trabajo de tipo profesional. Es una fuente muy rica en información histórica en la época contemporánea sobre la villa de Herencia. El acceso a esta documentación estará completamente restringido a la investigación histórica, bajo solicitud razonada hacia el Juez de Paz con informe favorable de la archivera.

No quiero olvidar el servicio cultural que desde el principio de sus comienzos ha empezado a dar, la colaboración que se ha prestado a la “Memoria de la Escuela” que están realizando los profesores de educación primaria y secundaria que ejercen en la localidad; la estrecha relación con el Taller de Historia Local de la Universidad Popular, diseñando unos curiosos planos sobre la evolución de la toponimia de las calles de la población durante el siglo XX basados en Actas de Pleno y padrones de habitantes. Se ha dado una formación en fuentes bibliográficas, documentales y en Internet sobre la Historia Local.

La apuesta por la cultura es uno de los grandes objetivos de este archivo -humilde en documentos y en economía pero no en ambiciones– continuando y ampliando la tarea comenzada. La digitalización para posteriormente la difusión de las Actas de Plenos y de material gráfico, no solamente de fondos propios sino también en colaboración con otras instituciones como la importante congregación mercedaria de la localidad y las asociaciones culturales. La publicación de la guía del archivo y la colaboración para otras publicaciones, exposiciones, catálogos etc..

El servicio a la administración y a los ciudadanos en sus derechos constitucionales de acceso a los archivos y registros administrativos excepto en los casos de protección a la intimidad personal y familiar, al secreto comercial y profesional, a la averiguación de los delitos etc…, están garantizados ahora en el Ayuntamiento de Herencia gracias a la creación de este servicio. Por esta razón el Archivo Municipal de la Villa de Herencia plantea un compromiso con la Cultura, los ciudadanos y la administración.

Texto Sagrario Téllez Labrador (archivera).

Publicado en la revista Anaquel nº 35 de octubre-noviembre de 2006.